תפקיד והוראות
מי קובע את המטרות ואת האמצעים, אילו הוראות נמסרו לספק, ומה הגבול של השימוש המותר.
אשכול מגזרי · WebLaw
ניהול פרטיות לספקי גופים ציבוריים
מכרז או התקשרות ציבורית מבקשים תשובות, מסמכים ובקרות. השלב הראשון הוא לזהות מה אתם עושים בפועל, באיזה תפקיד, ולאילו מערכות ואנשים יש גישה למידע.
תרחיש: שאלון מכרז מבקש ראיות לבקרות ולניהול ספקי משנה
במקום לענות בסיסמאות, ממפים את השירות, את הוראות הגוף הציבורי, את הגישה למידע ואת ספקי המשנה. אחר כך קושרים כל תשובה לרשומה, למשימה או לראיה שקיימת בפועל.
מה קובע את החובות של ספק לגוף ציבורי
מה שקובע את החובות הוא הפעילות בפועל, ולא השיוך לתחום.
- התפקיד שלכם, בעל שליטה במאגר או מחזיק, נקבע לפי ההתקשרות, לפי מי קובע את מטרות העיבוד ואת אמצעיו, ולפי העיבוד בפועל.
- חובת מינוי ממונה הגנת פרטיות (DPO) נקבעת לפי קבוצות החובה שבחוק ולפי נסיבות הפעילות, ולא לפי זהות הלקוח.
- תקנה 15 מונה את הנושאים וההסדרים שצריך לבחון בהתקשרות עם גורם חיצוני. ההסכם עצמו נבנה לפי השירות, התפקידים והסיכונים של ההתקשרות הספציפית.
מה ממפים לפני שמצהירים
גישה וספקי משנה
אילו מערכות, עובדים וספקים נוספים נוגעים במידע, ואילו הרשאות קיימות בפועל.
התחייבויות ההתקשרות
מיפוי נושאי תקנה 15 והכנת טיוטת הסכם עיבוד מידע מותאמת, שנכנסת לתור האישור ועורך דין מאשר אותה.
ראיות ומעקב
משימות, בעלים, מועדים וקישור למסמך, לרשומה או לתוצאה שקיימים במערכת.
איך מנהלים משימות וראיות
- 1מתעדים את היקף השירות, את התפקיד ואת הנושאים שנבדקו מחוץ למערכת.
- 2ממפים את השירות, המערכות, ההרשאות וספקי המשנה במפת המידע (RoPA).
- 3פותחים בלוח משימות את פעולות ההמשך ומצרפים ראיות קיימות למשימות המתאימות.
- 4מפיקים דוח תקופתי מהמשימות ומהסטטוסים. הדוח נמסר אחרי אישור.
מה נשאר לבדיקת הצוות
- מפת תפקידים, מערכות וספקי משנה
- מפת המידע (RoPA) לפעילות השירות
- רשימת משימות עם ראיות מצורפות
- סטטוס הסכמי עיבוד מידע וטיוטה לתור אישור
- לוח משימות ודוח תקופתי שמחייב אישור
לוח המחויבויות: משימה, תחום, סטטוס ומועד
הצעד הבא בתוך האשכול
שאלות נפוצות
כל ספק של גוף ציבורי הוא מחזיק מאגר?
התפקיד נקבע לפי מי קובע את מטרות העיבוד ואת אמצעיו, אילו הוראות ניתנו, ומה נעשה בפועל במסגרת ההתקשרות. עצם ההתקשרות עם גוף ציבורי אינה קובעת אותו.
תקנה 15 מחייבת נוסח הסכם אחיד?
התקנה מונה נושאים והסדרים שצריך לבחון בהתקשרות. ההסכם עצמו נבנה לפי השירות, התפקידים, הסיכונים והוראות ההתקשרות.
כל ספק חייב ממונה הגנת פרטיות?
החובה נבחנת לפי קבוצות החובה שבחוק ולפי נסיבות הפעילות. קיומו של לקוח ציבורי אינו מחיל אותה לבדו.
המערכת ממלאת שאלון מכרז אוטומטית?
המערכת מרכזת לוח משימות וראיות מצורפות, כך שלכל תשובה יש מקור. את התשובה למכרז אתם מנסחים ועורך דין עובר עליה.
מקורות רשמיים
- חוק הגנת הפרטיות במאגר החקיקה הלאומי
- תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017
- גילוי הדעת הסופי של הרשות בנושא מינוי ממונה הגנת פרטיות
המידע בעמוד כללי. תחולה, תפקידים, חובת מינוי ומה עושים במקרה מסוים נקבעים לפי הפעילות בפועל, ואת הקביעה הזאת עושה עורך דין.