מיפוי אמיתי, לא טופס
עוברים יחד על המערכות, הטפסים והספקים, וממפים את זרימות המידע כפי שהן בפועל.
מיפוי מידע ומרשם עיבוד
מיפוי פעילויות עיבוד המידע (RoPA) של העסק
אי אפשר להגן על מידע שלא יודעים שקיים. אנחנו ממפים את כל זרימות המידע האישי בעסק: מה נאסף, איפה נשמר, מי ניגש אליו ולאן הוא עובר. התוצר הוא רשומת פעילויות עיבוד מסודרת, שממנה נבנה כל השאר.
לפני שכותבים מדיניות, בודקים חובת רישום או חותמים מול ספק, צריך לדעת איזה מידע אישי יש בעסק ואיפה הוא יושב. רשומת פעילויות עיבוד היא המפה הזו: מה נאסף, מאיזה מקור, לאיזו מטרה, מי מורשה לגשת, לאן המידע עובר וכמה זמן שומרים אותו.
הבעיה: המידע מפוזר בין מערכת הנהלת החשבונות, טופס באתר, קבוצת ווטסאפ, גיליון של איש מכירות וספק דיוור. בלי מיפוי, כל מסמך שנכתב נשען על הערכה, וכל שאלה על מאגר מסוים מתחילה מאפס.
מיפוי מידע ומרשם עיבוד
- למי מתאים
- לארגון שצריך תמונת מצב של עיבוד המידע, המערכות והספקים בהיקף מוגדר.
- מה מקבלים
- מרשם ותיאור תהליכים, מטרות, מידע, תפקידים, ספקים, שמירה והעברות; מקורות, תאריך ופערים. תחזוקה שוטפת רק אם נכללה בהצעה.
- איך זה עובד
- אוספים מסמכים ומראיינים בעלי תהליכים, ממפים ומצליבים, מסמנים חוסרים ומוסרים מרשם מאושר ומשימות המשך.
- מה נדרש מכם
- בעלי תפקידים לראיונות, רשימות מערכות וספקים, טפסים, חוזים, מדיניות שמירה ואימות פריטי המיפוי.
- מה לא כלול
- חקירה טכנולוגית מלאה, הוכחת היעדר מאגרים סמויים, תיקון כל פער, רישום ברשות או אישור כללי של עמידה בדין. השם RoPA אינו קביעה ש-GDPR חל.
- מי נותן את השירות
- המשרד בכובע הייעוץ או הממונה שנקבע; בעלי התהליכים בארגון מאמתים את המידע.
- מועדי השירות
- מענה ראשוני בתוך שני ימי עבודה, א׳–ה׳ למעט חגים. אבני דרך ותאריך חתך בהצעה, לפי זמינות מרואיינים וראיות; תדירות תחזוקה מוסכמת בנפרד.
השירות ניתן בידי משרד עו״ד דוד סגל בהיקף המפורט בהזמנה. לאחר אימות התשלום נעדכן מה נדרש להמשך. אתם מאמתים את העובדות שמסרתם; סריקה אינה מחליפה אימות של עובדות שאינה יכולה להוכיח. תיקון טעות שלנו אינו צורך סבב הערות שלכם. שינוי מהותי בהיקף נבחן ומאושר לפני עבודה נוספת. עדכוני דין עוסקים בשינוי משפטי רלוונטי למסמך; התאמה לשינוי בפעילות העסק וייעוץ שוטף אינם נכללים בהם אוטומטית. תקופת הזכאות ואירוע תחילתה מפורטים בהזמנה, והתחייבויות קיימות נשמרות. חידוש טעון הסכמה חדשה ואינו כרוך בחיוב אוטומטי; מחירו ותנאיו יופיעו בהצעת החידוש שאושרה. השפות והדין הנבדק מפורטים בהזמנה; אתר דו־לשוני אינו מבטיח שני תרגומים של כל מסמך.
רשומה חיה במערכת
הרשומה נשמרת במערכת ומתעדכנת כשנוספת מערכת, ספק או פעילות עיבוד חדשה.
הבסיס לכל השאר
מסמך הגדרות מאגר, בדיקת חובת רישום, הסכמי עיבוד מידע ותסקירים נבנים כולם מעל המיפוי הזה.
תמונת מצב שרואים
המיפוי מוצג כרשומות עם מועדי עדכון והעברות לחו״ל, כך שרואים מה מעודכן ומה דורש רענון.
איך זה עובד
- 1שיחת מיפוי על המערכות, הטפסים והספקים
- 2בניית רשומת פעילויות העיבוד במערכת
- 3בדיקת עורך דין
- 4מסירה, ועדכון שוטף כשמשהו משתנה
מחיר
הצעת מחיר מותאמת לפי גודל הארגון, אחרי שיחת אפיון.
שאלות ותשובות
האם מיפוי פעילויות עיבוד הוא חובה בישראל?
המיפוי הוא כלי עבודה, ולא חובה עצמאית בדין הישראלי (בשונה מהרגולציה האירופית, GDPR). הוא הדרך המעשית לעמוד בחובות שכן חלות עליכם: מסמך הגדרות מאגר לפי תקנה 2, חובות אבטחת מידע וניהול ספקים לפי תקנה 15.
מה ההבדל בין המיפוי למסמך הגדרות מאגר?
המיפוי הוא תמונת כל זרימות המידע בעסק. מסמך הגדרות מאגר הוא המסמך שתקנה 2 דורשת עבור מאגר מסוים, והוא נכתב מתוך המיפוי.
כמה זמן לוקח מיפוי?
זה נגזר ממספר המערכות והספקים. מתחילים בשיחת מיפוי, וממנה נגזרים היקף העבודה והמחיר בהצעה.
מה קורה כשנוספת מערכת חדשה?
מוסיפים אותה לרשומה במערכת, ומשם רואים אילו מסמכים נשענים עליה וצריכים עדכון: מסמך הגדרות המאגר, רשימת הספקים והמדיניות.